摘要：針對高校資產(chǎn)設備管理工作量大, 管理效率低等問(wèn)題, 基于VB6.0設計了一套高校資產(chǎn)設備管理信息系統, 實(shí)現了用戶(hù)登錄和后臺管理;資產(chǎn)設備信息的登記與維護;資產(chǎn)設備信息的查詢(xún)與報表;資產(chǎn)設備的統計和采購計劃等功能。該系統的使用可以有效地提高高校資產(chǎn)設備管理的效率, 對于促進(jìn)高校的信息化建設具有重要的意義。

　　關(guān)鍵詞：高校; 資產(chǎn)設備; 管理系統; 信息化;

　　Abstract：Aiming at heavy workload and low management efficiency of property and equipment management in colleges and universities, a property and equipment management information system in colleges and universities was designed Based on VB6.0.In this system, some functions such as user login, back-stage management, registration and maintenance of property and equipment information, query and report of property and equipment information, statistics and procurement plan of property and equipment were realized.This system can improve the efficiency of property and equipment management in colleges and universities and is meaningful for promoting informatization construction in colleges and universities.

　　Keyword：colleges and universities; property and equipment; management system; informatization;

　　1、概述

　　高校是國家培養人才的重要基地, 國家對高校的硬件設施的投入相對較大。對于一所高校而言, 為了滿(mǎn)足數萬(wàn)學(xué)生和教職工的教學(xué)、科研、學(xué)習和生活的需要, 必然會(huì )配備數量龐大的資產(chǎn)設備, 以保障學(xué)校的正常運轉。高等學(xué)校的資產(chǎn)設備屬于國有資產(chǎn), 需要進(jìn)行規范的管理, 以確保國家財產(chǎn)的安全以及最大限度的發(fā)揮國家財政投入對高等學(xué)校發(fā)展的作用。為了實(shí)現這一目標, 教育部每年均會(huì )要求其下屬的各高校開(kāi)展資產(chǎn)設備的清查工作, 主要的工作是統計現有的資產(chǎn)設備的運行情況, 對無(wú)法繼續使用的資產(chǎn)設備進(jìn)行報廢處理, 同時(shí)根據需要提出新的一年的資產(chǎn)設備的采購計劃。高校資產(chǎn)設備的數量龐大, 清查工作量大, 涉及的人員較為廣泛, 目前的管理模式主要依靠人工的方式進(jìn)行, 例如對資產(chǎn)設備的登記和信息的查詢(xún)主要依靠Excel表格的方式進(jìn)行。在這種模式下, 資產(chǎn)設備清查工作持續的時(shí)間較長(cháng), 人員工作效率相對較低, 極大的浪費了人力和時(shí)間。隨著(zhù)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展, 為類(lèi)似的問(wèn)題提供了全新的解決方案, 利用信息化技術(shù), 設計基于數據庫系統的高校資產(chǎn)設備信息化管理系統可以有效地提高資產(chǎn)設備的管理效率, 可以極大地降低人力和物力的投入。目前針對資產(chǎn)設備的管理已有一些相關(guān)的研究工作。劉元明等人構建了醫療設備資產(chǎn)信息系統管理平臺, 有效地提升了醫院的整體運營(yíng)效率[1]。徐北紅利用Excel軟件更新了設備儀器固定資產(chǎn)信息系統, 提高了固定資產(chǎn)管理工作的效率[2]。嚴鑫討論了企業(yè)資產(chǎn)設備管理系統的開(kāi)發(fā)與實(shí)現過(guò)程[3]。陳智勝等人研究了煙草商業(yè)系統信息化資產(chǎn)設備管理系統, 提高了信息化資產(chǎn)設備的利用率[4]。張晨設計與實(shí)現了一個(gè)能運行在校園網(wǎng)環(huán)境下的中學(xué)資產(chǎn)設備管理系統[5]。此外, 高校信息化的相關(guān)研究工作也在逐漸開(kāi)展。梁澄提出了基于C#的高校圖書(shū)資料管理系統的設計方案[6]。裴連群提出了高校信息化建設的幾點(diǎn)思考, 旨在有效推動(dòng)高校信息化建設的實(shí)現[7]。張斯琪等人設計了高校實(shí)驗室信息管理系統, 實(shí)現了實(shí)驗室信息資源的高效管理與共享[8]。陳亨坦設計了高校學(xué)生一體化管理系統, 實(shí)現了學(xué)生信息的綜合管理[9]。田斌等人設計了一套高校科研信息管理系統, 提高了高校科研管理工作的效率[10]。本文借鑒已有信息化系統的設計經(jīng)驗, 利用微軟公司的可視化開(kāi)發(fā)工具Visual Basic 6.0和Access 2003數據庫開(kāi)發(fā)了一套高校資產(chǎn)設備管理信息系統, 該系統可以有效地提高高校資產(chǎn)設備管理的效率, 對于促進(jìn)高校的信息化建設具有重要的意義。

　　2、高校資產(chǎn)設備管理系統總體架構

　　高校資產(chǎn)設備管理系統的構建基于微軟公司的Visual Basic 6.0和Access 2003數據庫, 這是目前搭建小型數據庫系統的一種較為成熟的解決方案, 已在多種信息化系統中成功應用。由于各高校資產(chǎn)設備信息屬于相對保密的狀態(tài), 建立的管理系統可以考慮只在本單位內部由資產(chǎn)設備專(zhuān)門(mén)人員運行和管理, 為了保證信息的安全性, 可以只搭建局部的單機系統, 由專(zhuān)門(mén)管理人員操作, 而不需要搭建大型的網(wǎng)絡(luò )數據庫系統。

　　高校資產(chǎn)設備管理的功能需求主要包括用戶(hù)登錄和后臺管理;資產(chǎn)設備信息的登記與維護;資產(chǎn)設備信息的查詢(xún)與報表;資產(chǎn)設備的統計和采購計劃等四大部分。按照以上四大功能需求, 搭建的高校資產(chǎn)設備管理系統的結構框圖如圖1所示。

圖1 高校資產(chǎn)設備管理系統的結構框圖

　　由圖1可見(jiàn), 各功能模塊的功能如下:

　　1) 用戶(hù)登錄與后臺管理模塊主要包括用戶(hù)登錄、用戶(hù)管理和后臺管理等3個(gè)子模塊,

　　其中用戶(hù)登錄子模塊主要提供用戶(hù)登錄管理系統的功能, 合法用戶(hù)的信息保存在后臺數據庫中;用戶(hù)管理子模塊可以實(shí)現添加新用戶(hù), 刪除已有用戶(hù), 修改已有用戶(hù)信息等功能;后臺管理子模塊可以在線(xiàn)對數據庫中的所有表的基礎信息進(jìn)行維護, 包括添加、修改、刪除等基本功能。

　　2) 資產(chǎn)設備信息登記與維護模塊主要包括信息登記、信息修改和信息刪除等3個(gè)子模塊, 其中信息登記子模塊主要用于將新購買(mǎi)的資產(chǎn)設備錄入系統數據庫, 形成新設備的完整信息記錄;信息修改子模塊用于修改已有設備的信息, 當已有設備的信息, 例如設備存放位置和負責人信息更改時(shí), 需要使用該功能模塊;信息刪除子模塊用于刪除已報廢的設備的信息, 同時(shí)可以生成報廢設備的清單, 以備后續需要的時(shí)候查看。

　　3) 資產(chǎn)設備信息查詢(xún)與報表模塊主要包括信息查詢(xún)、報表生成和報表打印等3個(gè)子模塊。其中信息查詢(xún)子模塊是該系統的核心功能模塊, 用于按照各種查詢(xún)條件查詢(xún)資產(chǎn)設備的基本信息;報表生成子模塊用于按照用戶(hù)的查詢(xún)條件檢索所得到的結果生成報表, 以供用戶(hù)和上級管理部分留存查看;報表打印功能用于打印生成的報表。

　　4) 資產(chǎn)設備統計與采購計劃模塊主要包括信息統計、缺貨報警和采購計劃等3個(gè)子模塊。其中信息統計模塊用于按照某種條件統計目前已有的資產(chǎn)設備的數量和狀態(tài)等信息;當某種設備的運行狀態(tài)欠佳或者設備損壞時(shí), 可以發(fā)出缺貨報警信息;資產(chǎn)設備的管理員可以根據報警信息填寫(xiě)采購計劃, 生成采購計劃單, 安排資產(chǎn)設備的招標和采購。

　　3、管理系統核心技術(shù)實(shí)現方法

　　搭建高校資產(chǎn)設備管理信息系統的關(guān)鍵在于解決其核心技術(shù)問(wèn)題, 需要解決的核心技術(shù)問(wèn)題主要包括數據庫系統的設計、VB連接數據庫和訪(fǎng)問(wèn)數據庫的實(shí)現和缺貨報警功能的實(shí)現。

　　3.1、數據庫系統的設計

　　數據庫系統的設計是搭建信息化系統的關(guān)鍵部分, 依據2部分資產(chǎn)設備管理系統的功能需求, 設計了相應的數據庫系統, 主要是完成了基礎表的設計。設計的基礎表主要包括:用戶(hù)表, 資產(chǎn)設備類(lèi)型表, 資產(chǎn)設備基礎信息表, 資產(chǎn)設備采購計劃表, 資產(chǎn)設備缺貨報警日志表等。其中用戶(hù)表用于存放使用該系統的用戶(hù)信息;資產(chǎn)設備類(lèi)型表用于存放某高校所有的資產(chǎn)設備的分類(lèi)信息;資產(chǎn)設備基礎信息表用于存放資產(chǎn)設備的基礎信息, 包括設備的名稱(chēng)、采購時(shí)間、所屬單位、負責人等信息;資產(chǎn)設備采購計劃表用于接收管理員的錄入的采購計劃;資產(chǎn)設備缺貨報警日志表用于存放資產(chǎn)設備的缺貨信息。

　　3.2、VB6.0連接數據庫和訪(fǎng)問(wèn)數據庫的實(shí)現

　　VB6.0訪(fǎng)問(wèn)數據庫的方式主要有三種, 分別是:RDO、DAO和ADO。其中ADO是最常用的一種方式, ADO (Active X數據對象) 是VB6.0中的新增對象。它是一個(gè)普通的對象模型, 但是更為簡(jiǎn)單, 更好的集成了其他的數據訪(fǎng)問(wèn)形式, 并且對于遠程數據庫都有著(zhù)和本地一樣的界面, 完全能夠取代DAO與RAO。VB6.0連接數據庫的方式主要有兩種, 分別是:引用連接和控件連接。引用連接使用ADO對象, 通過(guò)數據源代碼來(lái)訪(fǎng)問(wèn)數據庫;控件連接使用ADO Data控件與Data Link文件、ODBC數據源名稱(chēng)、連接字符串等快速創(chuàng )建數據庫連接。

　　VB6.0訪(fǎng)問(wèn)數據庫的過(guò)程如下:

　　1) 連接數據庫

　　2) 定義數據庫組件

　　3) 設定SQL語(yǔ)句, 使用select命令, 實(shí)現查詢(xún)功能。

　　4) 關(guān)閉數據庫。

　　3.3、缺貨報警功能的實(shí)現

　　當某種資產(chǎn)設備處于缺貨狀態(tài)的時(shí)候, 希望能夠通過(guò)短信的方式及時(shí)向管理員發(fā)送報警信息, 提示管理員申報采購計劃。該功能是通過(guò)GPRS模塊和移動(dòng)供應商提供的短信服務(wù)來(lái)實(shí)現的。應用程序的流程如下:建立串口和定時(shí)器, 串口用于識別連接的硬件, 定時(shí)器用于定時(shí)查詢(xún)數據庫中某種設備的缺貨信息。定時(shí)器的代碼功能主要是連接數據庫, 在指定的數據表中查詢(xún)缺貨信息, 如果有缺貨信息就向指定的手機號發(fā)送短信。發(fā)送短信的過(guò)程通過(guò)兩條指令實(shí)現, 一是發(fā)送手機號, 二是發(fā)送短信內容。

　　4、結論

　　資產(chǎn)設備的管理是高等學(xué)校正常運行過(guò)程中的一項重要工作, 其管理質(zhì)量和效率的高低將直接影響學(xué)校的整體管理水平。利用先進(jìn)的信息化技術(shù)建立的資產(chǎn)設備管理系統可以有效地提高資產(chǎn)設備管理的效率、資產(chǎn)設備信息的準確性以及管理的規范化。本文基于信息化技術(shù)建立了一套資產(chǎn)設備管理信息系統, 可以為高校資產(chǎn)設備的管理提供一定的參考。隨著(zhù)技術(shù)的不斷發(fā)展, 還可以嘗試構建更為先進(jìn)的管理系統, 以促進(jìn)資產(chǎn)設備管理水平的不斷提高。

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